Unidad 2

Unidad 2: Crear, abrir y cerrar una base de datos



Base de datos:
Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensión .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas almacenan información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.

Tablas de datos:
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser como hemos visto antes, clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...
Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podría ser:


Consultas:
Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,..., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.
Por ejemplo, podríamos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo código postal sea 46625.
Formularios:
Un formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que más se utilizan tienen la forma de pestañas de datos para la introducción por ejemplo de los diferentes clientes de la tabla CLIENTES.
Informes:
Un informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Crear una base de datos:
Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office (haciendo clic en el icono de Office en
la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.

Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access.
Selecciona la opción Base de datos en blanco.
En la parte inferior también podrás seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos
basada en ella.


A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:


Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos.
Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botón Buscar ubicación .
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará.

Diferentes vistas del Panel

El Panel de Exploración es la herramienta de Access 2007 que nos permitirá acceder a los diferentes objetos almacenados en nuestra base de datos.
Como puedes ver en la imagen de la derecha, la vista predeterminada del Panel esta organizada por grupos donde el elemento más importante es una tabla.
A partir de esa tabla se muestran el resto de objetos relacionados a ella. Por ejemplo, en la imagen vemos el grupo Alumnos encabezado por la Tabla Alumnos. En la misma categoría también encontramos el Formulario Alumnos y el Informe Alumnos, ambos relacionados con la tabla con el mismo nombre.
El Panel de Exploración puede contraerse para ocupar menos espacio haciendo clic en el botón "<<" Para volver a mostrar el panel bastará con volver a pulsar el botón (esta vez en el sentido contrario ">>") o directamente sobre su nombre en la barra que se mostrará en el lateral izquierdo de la ventana.
Haciendo clic sobre la cabecera del panel podemos acceder al menú de visualización:

En el momento de creación y trabajo con la base de datos, quizá la vista más cómoda sea la
ordenación por Tipo de objeto. De esta forma, los elementos de la base de datos se organizan no conforme a su tabla o tablas relacionadas sino dependiendo del tipo de objeto al que pertenecen.
Veamos un ejemplo con la siguiente imagen:


Los elementos que se muestran en este panel son exactamente los mismo que vimos en la vista
anterior.
En este caso aparecen divididos en tres grupos: Tablas, Formularios e Informes.
De esta forma, mientras trabajamos sobre la base de datos, es más sencillo encontrar un objeto
que sabemos que pertenece a un tipo de objeto determinado.